Traitement de la paie

Même si vous ne payez personne pour effectuer le traitement de la paie à votre place, celui-ci est néanmoins considéré comme étant une dépense d’entreprise. Cela s’explique par le fait que les salaires des employés et votre part de cotisations sociales diminuent votre marge bénéficiaire. Si les affaires de votre entreprise ralentissent, vous pourriez devoir prendre des décisions difficiles comme retarder des paiements ou transférer de l’argent d’autres ressources.

Un des moyens de limiter l’incidence de la paie sur le flux de trésorerie est de payer votre personnel au moyen du dépôt direct au lieu de chèques papier. Puisque vous ne savez pas quand un chèque sera encaissé, il devient difficile de vous assurer de toujours avoir suffisamment de fonds dans votre compte bancaire. Grâce au dépôt direct, vous n’avez qu’à couvrir les coûts de la paie lors de certains jours du mois. Vous pouvez ainsi mieux gérer vos finances. De plus, le virage numérique élimine les dépenses liées à l’impression sur papier.

Règlements en matière de paie

Certains aspects du traitement de la paie sont régis par l’Agence du revenu du Canada (ARC), Revenu Québec (RQ), Emploi et Développement social Canada (EDSC) et les normes du travail définies par chaque province, ou les normes fédérales du travail pour les secteurs d’activité régis par le gouvernement fédéral. Vous devez notamment respecter les lois suivantes :

Lois fédérales et provinciales sur les normes du travail

Certains secteurs d’activités sont gouvernés par les normes du travail fédérales canadiennes, tandis que la plupart des employeurs sont assujettis aux normes du travail provinciales propres à la province dans laquelle ils exercent leurs activités. Ces normes du travail fédérales et provinciales déterminent notamment les taux de salaire minimum par heure, les taux d’heures supplémentaires et les heures travaillées qui sont assujetties aux taux d’heures supplémentaires, aux taux de salaire pour jour férié et à l’admissibilité à l’indemnité de jour férié. Cela signifie que vous avez besoin de moyens efficaces pour faire le suivi des heures et présences afin que vous puissiez appliquer les taux d’heures supplémentaires conformément aux lois en vigueur dans le territoire de compétence canadien où vous exercez vos activités.

Ces normes du travail fédérales et provinciales précisent également quels enregistrements un employeur doit conserver et pendant combien de temps, le nombre de semaines de vacances accordées, les éléments qui doivent apparaître sur les relevés de paie des employés, les règles concernant les congés non payés, les congés de deuil, les congés de maladie, etc. Les enregistrements de paie, par exemple, comprennent habituellement les heures travaillées chaque jour, le total des heures travaillées durant la semaine de travail, la base sur laquelle sont fondés les salaires des employés, le taux de paie horaire normale, le total des heures supplémentaires pour la semaine de travail, la date du paiement et la période couverte par celui-ci, ainsi que le total des salaires payés durant chaque période.

Assurance-emploi fédérale (AE)

L’AE exige qu’une portion du salaire assujetti à l’AE de chaque employé (qui comprend la plupart des types de revenus et certains avantages imposables) contribue à payer les prestations d’assurance-emploi. Pour chaque période de paie, vous devez prélever l’AE sur les salaires des employés assujettis à l’AE à un taux de 1,58 % pour 2021 pour les employés à l’extérieur du Québec ou à un taux de 1,18 % (1,20 % pour 2022) pour les employés du Québec jusqu’à ce que la déduction maximale annuelle soit atteinte, soit 889,54 $ pour 2021 (952,74 $ pour 2022) pour les employés à l’extérieur du Québec et 664,34 $ (732,60 $ pour 2022) pour les employés du Québec. Vous devez également verser une cotisation d’assurance-emploi de l’employeur basée sur les retenues d’AE des employés. Le taux de l’employeur correspond à 140 % des retenues des employés, mais si vos employés sont couverts par un régime d’assurance invalidité (invalidité de courte et de longue durée), vous pourriez être admissible à un taux de l’employeur réduit.

Régime de pensions du Canada (RPC) et Régime des rentes du Québec (RRQ)

Les retenues au titre du RPC (employés situés à l’extérieur du Québec) ou du RRQ (pour les employés du Québec) sont prélevées sur la paie des employés à la date de la première paie du mois suivant leur 18e anniversaire. Le salaire assujetti maximal pour 2021 s’élève à 61 600 $ (64 900 $ pour 2022) pour tout le Canada, et un montant d’exemption annuel de 3 500 $ est converti à son équivalent par paie lors du calcul du RPC/RRQ pour une paie donnée. Les salaires assujettis comprennent la plupart des types de revenus et des avantages imposables; certains avantages imposables que Québec assujettit au RRQ ne sont toutefois pas considérés comme assujettis au RPC au fédéral. Les retenues pour le RPC sont prélevées sur les salaires assujettis à un taux de 5,45 % pour 2021 (5,7 % pour 2022) tandis que les retenues pour le RRQ sont prélevées à un taux de 5,90 % pour 2021 (6,15 % pour 2022). La législation actuelle prévoit que les taux de cotisation au RPC augmenteront chaque année pour atteindre un taux estimé de 5,95 % en 2023 et que le taux de cotisation au RRQ passera à un taux estimé de 6,40 %. En 2024, une modification sera apportée aux cotisations, soit le maximum supplémentaire des gains annuels ouvrant droit à pension (MSGAP) pour la première portion du salaire de l’employé qui dépasse le plafond des gains ouvrant droit à pension, avec un taux de cotisation projeté de 4 %.

L’année durant laquelle un employé atteint 18 ans, le montant de la cotisation annuelle maximale au RPC/RRQ est calculé au prorata en fonction du nombre de mois dans l’année, en commençant par le mois suivant le 18e anniversaire de l’employé, divisé par 12 puis multiplié par le taux de cotisation annuelle maximale.

Les cotisations au RRQ se poursuivent pour les employés du Québec jusqu’à ce qu’ils prennent leur retraite. Pour les employés situés à l’extérieur du Québec, les cotisations au RPC se poursuivent jusqu’à la première paie du mois suivant leur 70e anniversaire (cette année-là, la cotisation maximale au RPC est calculée au prorata en fonction du nombre de mois dans l’année allant inclusivement jusqu’au mois du 70e anniversaire de l’employé, divisé par 12 puis multiplié par le taux de cotisation maximale) ou jusqu’au mois suivant le 65e anniversaire de l’employé si celui-ci a choisi de recevoir des prestations du RPC avant son 70e anniversaire et s’il a rempli et soumis un formulaire CPT30. Les employeurs peuvent également cotiser au RPC et au RRQ un montant équivalent à celui des cotisations de leurs employés.

Règlements relatifs au traitement de la paie dans chaque province

En plus des règlements fédéraux, vous devez vous soumettre aux lois provinciales qui encadrent le traitement de la paie. Chaque province a adopté ses propres lois, dont certaines sont plus strictes que d’autres, qui régissent le salaire minimum, les règles relatives aux heures supplémentaires, les remises supplémentaires à verser à la province, les calendriers de paie et la conservation des enregistrements. Si vous menez des activités au sein de plusieurs provinces, la conformité en matière de paie se complexifie davantage.

Une bonne façon de rester conforme est de confier à un cadre ou à un membre de votre service des affaires juridiques la tâche de dresser une liste des lois relatives au travail qui s’appliquent à votre organisation. Demandez-lui de faire le suivi des changements apportés aux lois existantes et de documenter toute nouvelle loi proposée. Passez en revue ces résultats au moins une fois par mois afin de pouvoir adapter adéquatement vos activités et d’éviter les pénalités.